Comment structurer la communication interne au sein de son entreprise ?

Communication interne

Les temps ont changé, l’époque où la communication interne se résumait à des annonces de la direction vers l’ensemble du personnel via un simple email ou des affiches est terminée. Désormais, la communication interne est davantage multidirectionnelle, elle se fait entre services mais aussi entre les cadres et leurs équipes.

D’autant plus que plus les entreprises grandissent, plus il est nécessaire d’avoir une communication interne efficace afin de garder une bonne cohésion et donc rester compétitive.

Dans le but de mettre en place une communication interne plus efficace, il y a quelques étapes à suivre que nous allons voir ensemble mais d’abord définissons ce qu’est la communication interne.

La communication interne regroupe l’ensemble des actions de communication réalisées au sein d’une organisation à destination de ses salariés. Son objectif principal en général est de favoriser la transmission d’information, l’intégration et l’adhésion des collaborateurs de l’entreprise. Bien qu’elle soit différente de la communication externe qui vise des personnes externes à l’organisation, elle s’inspire fortement des techniques de communication marketing et publicitaires et beaucoup des outils utilisés dans le marketing digital. Exemple assez simple, le développement de newsletters internes mais également la mise en place de réseaux sociaux de l’entreprise.

Comment mettre en place une stratégie de communication interne efficace simplement ? Voici quelques étapes à suivre.

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Fixer les objectifs

Comme dans tous les domaines professionnels et plus particulièrement de nos vies, sans objectif, il n’y a pas de réussite. La création d’une stratégie de communication adaptée, contrôlée par des personnes aux postes clés de la société est déterminante. Avant de lancer n’importe quelle action, il est essentiel que le plan de communication interne soit approuvé par l’ensemble du personnel, que tout le monde s’y retrouve afin que chacun soit impliqué.

Lors de cette planification, les différents types de communication qui vont être déployés pour atteindre ces objectifs doivent être définis. Qui va faire quoi ? Les responsabilités de chacun ? Les outils qui vont être utilisés ainsi que les jalons intermédiaires et enfin les indicateurs clés de performances de la réussite du plan. L’ensemble de ces facteurs doivent être anticipés.

Concorder avec les objectifs de l'entreprise

La grande difficulté de la communication interne est de ne pas parvenir à montrer son impact sur la réalisation des objectifs globaux de l’entreprise. En d’autres termes, les objectifs définis ne sont généralement pas bien alignés sur ceux de l’ensemble de l’organisation.

Dans le but d’éviter cela, il faut inclure dans le plan de communication interne une cible qui soutient  un objectif clé de l’entreprise. Un exemple concret, l’entreprise souhaite augmenter les ventes de son produit X de 20 %, il faut qu’une partie des axes de la communication interne soit en faveur de la réalisation de cet objectif. Par exemple, le fait de rendre l’accès de l’équipe commerciale aux caractéristiques des produits ainsi que l’argumentaire de ventes via une plateforme interne peut grandement aider à la réalisation de cet objectif.

Il faut rester en accord avec la vision commune de l’organisation, avec une communication interne en concordance, l’ensemble des parties de l’entreprise seront plus réceptives aux mesures proposées dans les différents domaines concernés.

Identifier les drapeaux rouges

Dans le but de continuellement améliorer ce processus de communication interne, il faut bien entendu signaler ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Pour rappel, ce système a pour vocation d’améliorer le flux d’information à l’intérieur de l’organisation, un drapeau rouge évident est d’identifier les facteurs qui bloquent la circulation de l’information.

Pour cela, les personnes de la communication interne doivent chercher où se situent ces drapeaux rouges en allant à la rencontre des personnes et équipes aux différents niveaux de l’entreprise afin de leurs poser les questions appropriées.

Utiliser les nouvelles technologies

Ce n’est plus un secret pour personne, désormais il est clé de maîtriser différents outils numériques dans plusieurs secteurs de l’entreprise. Pour la communication interne, ce sont des outils essentiels. On retrouve les solutions classiques avec les abonnements aux logiciels SaaS ( Software As a Service). Ces plateformes en ligne sont conçues de manières très simple et fluide, elles ressemblent aux différents outils d’organisation ou de gestion de tâches que nous connaissons.

La partie intéressante, c’est qu’elles sont évolutives, par exemple, plus le nombre d’utilisateurs augmente, plus leur coût diminue et bien souvent elles sont accessiblent depuis n’importe quel appareil.

Il existe tout une diversité de services SaaS, ceux qui nous intéressent sont les outils permettant de partager du contenu à valeur ajoutée, de créer et lancer des campagnes de communication interne et d’encourager les employés à participer. Pour cela, il existe tout une liste d’outils, les plus connues étant Hubspot, Mailchimp ou encore SendinBlue.

Mettre en avant les participants à la communication interne

Pour lancer tout mouvement ou toute action au sein d’une organisation, il faut du soutien pour la diffuser. Il faut des personnes impliquées et qui pourront avoir un impact essentiel sur les réussites des campagnes de communication internes. Des personnes qui vont pouvoir influencer leurs collègues et renforcer la diffusion de l’action.

La procédure à suivre pour identifier, maintenir l’activité et mettre en valeur ou récompenser ces membres de l’organisation doit sans aucun doute être reflétée dans le plan de communication interne.

Diffuser du contenu à forte valeur ajoutée

Comme dans tous les aspects de la communication, il ne faut pas diffuser “pour diffuser” de l’information, votre contenu doit être attrayant et à forte valeur ajoutée pour les cibles.

Qu’importe le format utilisé, texte, vidéo, image, podcast, newsletter, le contenu créé par l’équipe en charge de la communication doit être en phase avec les objectifs fixés tout en suscitant l’intérêt des cibles

Pourquoi ? Tout simplement car vos cibles continueront d’apporter des données sur l’efficacité ou non de votre processus de communication interne, ils partageront des préoccupations ou les inquiétudes qui pourrait intéresser l’organisation. Des informations qui sans ce processus n’auraient sans doute jamais été dévoilées.

Pour finir, la publication de petites enquêtes et questionnaires est aussi très utile dans le but de recueillir différents feedback. Pour rappel, l’objectif global est de trouver ce qui peut rendre l’entreprise plus productive et efficace et cela passe par trouver comment améliorer ou maintenir un sentiment de positivité et que les membres de votre entreprises soient heureux.

Qui suis-je ?

Je m’appelle Pascale FORNONI

Dirigeante depuis plus de 15 ans ayant un degré élevé d’adaptabilité et de réactivité.

J’ai développé une expertise managériale pluridisciplinaire alliée à une qualité communicationnelle permettant la réussite des négociations.

Passionnée, ma motivation se porte essentiellement sur l’atteinte des objectifs et le bon développement des établissements en fédérant les collaborateurs vers des buts communs.

J’ai une vision stratégique solide, combinée à une attention constante des détails opérationnels dans le respect des orientations des décisionnaires et en toute confidentialité.