Comment la matrice d'Eisenhower peut-elle améliorer votre gestion du temps ?

Gestion du temps avec la matrice d'Eisenhower

Il n’y a qu’un nombre limité de règles ou de conseils que vous pouvez prendre en compte activement pour vraiment maîtriser la gestion du temps. Pour les PME, la matrice d’Eisenhower est peut-être l’une des meilleures : elle vous aide à diviser et à conquérir, et à préserver votre temps.

Dwight D. Eisenhower était un homme productif. Avant de devenir le 34e président des États-Unis, il a combattu les nazis pendant la Seconde Guerre mondiale. Pendant sa présidence, il a créé l’Administration nationale de l’aéronautique et de l’espace (NASA) et l’Agence des projets de recherche avancée de la défense (DARPA), a signé la loi sur les droits civils de 1957 et a intégré de force les écoles publiques de Little Rock, en Arkansas.

Son grand secret pour en faire autant : La matrice Eisenhower (également appelée “boîte ou méthode Eisenhower“).

Aujourd’hui, les personnes très efficaces utilisent toujours la matrice de gestion du temps d’Eisenhower pour les aider à atteindre leurs objectifs à long terme. Voici ce qu’elle est, quand l’utiliser et comment l’utiliser pour vous aider à atteindre vos objectifs.

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Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower ?

La matrice de décision d’Eisenhower est un moyen de classer et de hiérarchiser les éléments de votre liste de choses à faire en fonction de leur urgence et de leur importance.

Il s’agit d’une boîte avec quatre quadrants : (Voir ci-dessus)

Le quadrant supérieur gauche est réservé aux tâches qui sont à la fois urgentes et importantes. Si la période des impôts est proche, remplir votre déclaration de revenus est à la fois urgent et important.

Le quadrant supérieur droit est réservé aux tâches qui sont importantes, mais pas urgentes. Se préparer à un entretien avec un client de haut niveau qui a été avancé de quelques semaines est une tâche urgente. D’autres exemples de tâches importantes, mais non urgentes, peuvent être la rédaction de votre testament ou le prochain grand roman américain.

Le quadrant inférieur gauche est réservé aux tâches qui ne sont pas importantes, mais urgentes. Ce sont des tâches que quelqu’un doit faire, et rapidement. Mais vous n’avez pas besoin d’être celui qui les fait. Ce sont des tâches que vous pouvez externaliser. Les impôts sont un excellent exemple de ce que la plupart des gens peuvent envisager d’externaliser.

Le quadrant inférieur gauche est réservé aux tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes. Ce sont des tâches que vous devriez supprimer de votre liste parce qu’elles ne vous apporteront rien.

 

Quand utiliser la matrice de gestion du temps d'Eisenhower ?

Productivité et procrastination ont une relation inverse et cumulative. Commencer est souvent la partie la plus difficile de la productivité. La matrice de gestion du temps d’Eisenhower est idéale lorsque vous regardez votre to-do liste à faire et que vous vous sentez dépassé et ne savez pas par où commencer.

Cette stratégie de gestion du temps peut également vous aider si vous vous surprenez à remettre à plus tard des tâches importantes ou à manquer des échéances. Utilisez-la pour vous assurer que vous travaillez sur des tâches à fort impact. Elle vous aidera à vous concentrer sur les activités qui mèneront aux résultats qui vous importent le plus. Par exemple, faites-vous les choses qui vous rapporteront plus d’argent ? Qui permettront à votre entreprise de progresser, nouveau client, feedback pour vos employés afin qu’ils s’améliorent ?

Cela vous aide également à éliminer des tâches. D’une manière générale, il est plus facile d’ajouter des choses à votre liste que de les supprimer sans les rayer. Lorsqu’ils sont confrontés à un problème, les gens ont tendance à ajouter des tâches, même si les éliminer serait plus efficace. La matrice de gestion du temps d’Eisenhower vous aide à évaluer quelles tâches sont suffisamment importantes pour rester sur la liste. Par exemple, un créateur a utilisé la matrice pour effectuer une analyse coûts/avantages de la publication d’un message sur Instagram. Il a découvert que travailler sur son podcast lui rapportait plus d’argent, et a ajusté sa liste de tâches en conséquence.

La matrice peut également vous aider à déléguer des tâches, ce que les gens négligent souvent comme une possibilité. Vous pouvez également utiliser la catégorie déléguer pour trouver des tâches à automatiser, comme le paiement des factures.

La matrice de gestion du temps d’Eisenhower est une excellente première étape dans la gestion du temps.

Comment utiliser la matrice de gestion du temps d’Eisenhower ?

Pour utiliser la matrice de gestion du temps d’Eisenhower, il suffit de noter chaque élément de votre liste de choses à faire, idéalement au cours du mois à venir. Ensuite, commencez à classer vos tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.

Une fois que vous avez classé tous les éléments, attaquez-vous à tous les éléments de votre catégorie importante et urgente. Si vous êtes tenté de le remettre à plus tard, faites-le maintenant ou déplacez-le dans la catégorie qui lui correspond vraiment. Planifiez un moment sur votre calendrier pour chaque élément de votre catégorie important, mais pas urgent. Ensuite, cherchez des moyens d’externaliser ou d’automatiser tout ce qui se trouve dans la catégorie urgent, mais pas important. S’il n’est pas possible de l’externaliser ou de l’automatiser, déplacez-le dans une autre catégorie. Enfin, ne touchez à rien dans la catégorie “pas important, pas urgent”.

Outils pour mettre en place sa matrice de gestion du temps Eisenhower

Les seules choses dont vous avez besoin pour utiliser la matrice Eisenhower sont un crayon, une feuille de papier et une liste de tâches à accomplir. Cependant, il existe plusieurs applications qui vous permettront de créer, de stocker et d’accéder à vos matrices Eisenhower sur votre PC ou smartphone.

Si vous utilisez déjà un gestionnaire de tâches en ligne tel que Todoist ou Trello, vous pouvez l’utiliser pour créer votre matrice Eisenhower. Le grand avantage ici est que vous n’avez pas besoin d’adopter un autre logiciel. 

Focus Matrix est une option moins populaire, mais qui a fait l’objet de nombreuses critiques pour iOS. Elle offre des rapports de productivité détaillés et se synchronise avec Apple Calendar pour faciliter la gestion du temps.

Votre temps est précieux, il ne faut pas le gâcher et l’optimiser pour améliorer votre productivité. La matrice de gestion du temps peut vous aider dans ces actions.

Qui suis-je ?

Je m’appelle Pascale FORNONI

Dirigeante depuis plus de 15 ans ayant un degré élevé d’adaptabilité et de réactivité.

J’ai développé une expertise managériale pluridisciplinaire alliée à une qualité communicationnelle permettant la réussite des négociations.

Passionnée, ma motivation se porte essentiellement sur l’atteinte des objectifs et le bon développement des établissements en fédérant les collaborateurs vers des buts communs.

J’ai une vision stratégique solide, combinée à une attention constante des détails opérationnels dans le respect des orientations des décisionnaires et en toute confidentialité.