PDSA - Une outil efficace d'amélioration continue ?

PDSA Plan Do Study Adjust

Qu’est-ce que la PDSA ?

Le cycle PDSA (Plan-Do-Study-Adjust) est un modèle itératif de résolution de problèmes en quatre étapes, utilisé pour améliorer un processus ou effectuer un changement.

Lorsque vous utilisez le cycle PDSA, il est important d’inclure vos clients ; ils peuvent fournir un retour sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Le client définit la qualité, il serait donc logique de l’impliquer également dans le processus lorsque cela est approprié ou possible, afin d’accroître l’acceptation du résultat final. (Si vous n’êtes pas sûr de savoir qui sont vos clients, vous pouvez créer une chaîne de clients, des personnas pour vous aider à les identifier).

En appliquant la PDSA, posez-vous trois questions :

  1. Qu’essayons-nous d’accomplir ?
  2. Comment saurons-nous qu’un changement constitue une amélioration ?
  3. Quels changements pouvons-nous apporter pour obtenir une amélioration continue ?

PDSA modèle

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Étape 1 : Planifier (Plan)

A. Recrutement de l’équipe

Constituez une équipe qui connaît le problème ou l’opportunité d’amélioration. Tenez compte des points forts de chaque membre de l’équipe. Recherchez des employés engagés et tournés vers l’avenir.

Après avoir recruté les membres de l’équipe, déterminez les rôles et les responsabilités, fixez des échéances et établissez un calendrier de réunions.

B. Rédigez une déclaration d’objectif

Décrivez ce que vous voulez accomplir dans une déclaration d’objectif. Essayez de répondre à ces trois questions fondamentales :

  1. Qu’essayons-nous d’accomplir ?
  2. Comment saurons-nous que ce changement constitue une amélioration ?
  3. Quel changement pouvons-nous apporter qui se traduira par une amélioration ?

C. Décrire le contexte et les processus actuels

  • Brainstorm

Examinez votre processus actuel. Commencez par poser ces questions de base à l’équipe :

  • Que faisons-nous actuellement ?
  • Comment le faisons-nous ?
  • Quelles sont les principales étapes du processus ?
  • Qui est impliqué ?
  • Que font-ils ?
  • Qu’est-ce qui est bien fait ?
  • Qu’est-ce qui pourrait être amélioré ?

Vous avez peut-être déjà répondu aux deux dernières questions si vous avez effectué une analyse SWOT.

  • Essayez une cartographie des processus (Swim lane map)

     

Il peut être utile de cartographier ses processus pour décrire visuellement ces derniers.

Il peut être très utile de créer un flux de processus ou au moins de décrire le processus actuel. Si votre équipe se heurte à des blocages, vous allez peut-être trouvé l’origine du problème.

  • Recueillir plus de feedback et de détails

     

Une fois la structure générale terminée, voici d’autres questions utiles à poser :

  • Combien de temps le processus prend-il actuellement ? Pour chaque étape ?
  • Y a-t-il des variations dans la manière dont le processus est actuellement achevé ?

D. Décrire le problème

À l’aide de l’énoncé d’objectif créé à l’étape B, énoncez les réalisations souhaitées et utilisez des données et des informations pour mesurer comment votre organisation atteint ou n’atteint pas ces réalisations.

Par exemple : Si votre objectif est de maximiser la qualité de vie au travail de votre personnel, vous pourriez trouver des preuves en interrogeant les employés sur les facteurs de stress au travail.

  • Rédigez un énoncé du problème

Rédigez un énoncé du problème pour résumer clairement le consensus de votre équipe sur le problème. Il peut être utile de classer les problèmes par ordre de priorité, si votre équipe en a identifié plus d’un, et/ou d’inclure une justification des raisons pour lesquelles vous avez choisi votre ou vos problèmes.

E. Identifier les causes et les alternatives

  • Analyser les causes

Pour le problème figurant dans votre énoncé, travaillez à l’identification des causes du problème en utilisant des outils tels que les cartes de contrôle, les arêtes de poisson (Ishikawa) et les cartes de processus de flux de travail (par exemple, les organigrammes, les cartes de cartes de processus). La fin de l’analyse des causes doit résumer l’analyse des causes en décrivant et en justifiant les causes profondes.

Examinez votre processus et posez-vous la question suivante :

  • Ce processus est-il efficace ? Quel en est le coût (argent, temps ou autres ressources) ?
  • Effectuons-nous les bonnes étapes de la bonne manière ?
  • Quelqu’un d’autre effectue-t-il le même processus d’une manière différente ?

Prévoyez des solutions alternatives

Essayez d’atténuer vos causes profondes en complétant l’énoncé suivant,

« Si nous faisons __________, alors __________ se produira. »

Choisissez une alternative (ou quelques alternatives) qui, selon vous, vous aidera le mieux à atteindre votre objectif et à maximiser vos ressources. (Itérez, itérez et itérez encore !)

Élaborez un plan d’action, y compris le personnel/les ressources nécessaires et un calendrier. Essayez de tenir compte des risques auxquels vous pourriez être confronté lors de la mise en œuvre de votre plan d’action.

Étape 2 : Passage à l’action (Do)

Commencez à mettre en œuvre votre plan d’action. Veillez à collecter des données au fur et à mesure, pour vous aider à évaluer votre plan à l’étape 3 : Étude. Votre équipe pourrait trouver utile d’utiliser une feuille de contrôle, un organigramme, une cartographie des processus pour saisir les données au fur et à mesure qu’elles se produisent ou au fil du temps.

Votre équipe devrait également documenter les problèmes, les effets inattendus et les observations générales.

Étape 3 : Étudier (Study)

À l’aide de l’énoncé de l’objectif rédigé à l’étape 1 : Planifier, et des données recueillies à l’étape 2 : Passage à l’action, déterminez :

  • Votre plan a-t-il permis une amélioration ? Dans quelle mesure ?
  • L’action valait-elle l’investissement ?
  • Voyez-vous des tendances ?
  • Y a-t-il eu des effets secondaires involontaires ?

Vous pouvez utiliser un certain nombre d’outils différents pour examiner et évaluer visuellement une amélioration, comme un diagramme de Pareto, un diagramme de contrôle ou un diagramme d’exécution.

Étape 4 : Ajuster (Adjust)

Réfléchir au plan et aux résultats

Si votre équipe a déterminé que le plan a abouti à un succès, normalisez l’amélioration et commencez à l’utiliser régulièrement. Après un certain temps, revenez à l‘étape 1 : Planifier et réexaminez le processus pour savoir où il peut être encore amélioré.

Si votre équipe pense qu’une approche différente serait plus efficace, retournez à l’étape 1 : Planifier, et élaborez un nouveau plan différent qui pourrait être couronné de succès.

Le cycle PDSA est continu, et les organisations deviennent plus efficaces lorsqu’elles adoptent intuitivement le PDSA dans leur planification.

Célébrer les améliorations et les leçons apprises

  • Communiquez vos réalisations en internes et  aux clients externes
  • Prenez des mesures pour préserver vos acquis et maintenir vos réalisations.
  • Faites des plans à long terme pour des améliorations supplémentaires
  • Effectuez des cycles PDSA itératifs si nécessaire.

Qui suis-je ?

Je m’appelle Pascale FORNONI

Dirigeante depuis plus de 15 ans ayant un degré élevé d’adaptabilité et de réactivité.

J’ai développé une expertise managériale pluridisciplinaire alliée à une qualité communicationnelle permettant la réussite des négociations.

Passionnée, ma motivation se porte essentiellement sur l’atteinte des objectifs et le bon développement des établissements en fédérant les collaborateurs vers des buts communs.

J’ai une vision stratégique solide, combinée à une attention constante des détails opérationnels dans le respect des orientations des décisionnaires et en toute confidentialité.